Achtergrond
Hoe je geld stroomt: pin, contant en de tussenrekeningen
De koppeling boekt dit automatisch, maar het helpt om te begrijpen wat er onder water gebeurt - juist hier wordt het onderscheid uit stap 1 concreet: een grootboekrekening bepaalt wáár iets wordt geboekt, een financiële rekening (tussenrekening) laat zien hóe het geld stroomt. Een tussenrekening overbrugt telkens het moment tussen “de klant betaalt” en “het geld staat op je bank”.
Pin via SumUp of PayPal POS
Als een klant pint, gaat dat geld niet meteen naar je bankrekening; het blijft eerst bij je provider. SumUp bundelt de betalingen van een dag en boekt ze doorgaans één keer per dag als één bedrag naar je zakelijke rekening - onder aftrek van de transactiekosten. Op je bankafschrift zie je dus geen tien losse pinbetalingen, maar één netto-bijschrijving.
In je boekhouding loopt dat zo: elke pinbetaling is omzet (grootboek), met de tussenrekening pin als tegenpost - die loopt gedurende de dag op met wat je klanten pinden. Komt de dagelijkse uitbetaling op je bank binnen, dan letter je die af tegen diezelfde tussenrekening. Het verschil tussen de bruto dagomzet en de netto-bijschrijving is precies de transactiekosten, die je op de grootboekrekening transactiekosten boekt. Daarna staat de tussenrekening weer op nul en klopt de hele keten: klant, provider, bank.
Precies daarom bestaat die tussenrekening: ze houdt het tijd- en bedragverschil zichtbaar, in plaats van dat omzet en bankbijschrijving door elkaar lopen. De koppeling zet deze boekingen voor je klaar; het afletteren van de bankbijschrijving doe je in Moneybird zelf, net als bij de inkoopfactuur van je host.
Contant geld: gewoon omzet - en wat je ermee doet
Dit staat los van ZumFlo, maar is voor je administratie net zo belangrijk. Contant ontvangen geld is volwaardige omzet. Fiscaal en boekhoudkundig telt het volledig mee - inclusief BTW en, via je winst, inkomstenbelasting - precies zoals een pinbetaling. Er is geen grijs gebied: contante omzet die je niet registreert is niet toegestaan, en bij een controle een reëel risico. De juiste én veilige gewoonte is dus: registreer elke contante betaling op de dag zelf.
Boekhoudkundig krijgt contant geld zijn eigen financiële rekening: de Kas. Elke contante betaling boek je als omzet met de Kas als tegenpost, zodat je kassaldo meegroeit met wat je fysiek in handen hebt. In ZumFlo leg je dit vast door cash als betaalmiddel in je dagstaat te zetten; bij het inboeken landt het op die Kas-rekening.
En het geld zelf laat je niet eindeloos in een la liggen: je stort het periodiek op je zakelijke rekening, en die storting letter je af tegen de Kas - zo is elke euro traceerbaar van ontvangst tot bank, en klopt je kassaldo met de werkelijkheid. Houd daarbij zakelijk en privé strikt gescheiden: betaal privé-uitgaven niet rechtstreeks uit de kas, maar neem geld op als privé-opname en boek dat apart. Een vervuilde kas is een klassieke oorzaak van een boekhouding die aan het eind van het jaar niet sluit.
Tot slot de bewaarplicht: je kasadministratie en de onderliggende stukken bewaar je - net als de rest van je administratie - zeven jaar. Twijfel je hoe je contant het beste verwerkt in jouw situatie, leg het dan even voor aan je boekhouder; dat kleine gesprek bespaart later veel uitzoekwerk.
