Privacybeleid

App: ZumFlo
Uitgever: Sub37 Labs
Contact: privacy [at] zumflo.app
Laatst bijgewerkt: 30 september 2026

Jouw privacy is essentieel. ZumFlo is gebouwd op het principe van Privacy by Design: je financiële gegevens zijn van jou. Sub37 Labs verzamelt, verkoopt, deelt of bekijkt je gegevens niet. Dit beleid beschrijft precies welke data de app verwerkt, waar deze wordt opgeslagen en welke controle jij hebt.

1. Gegevens die we verzamelen en hoe ze worden opgeslagen

ZumFlo functioneert primair als een lokale applicatie op je iOS-apparaat. Je administratie staat op je apparaat en in je eigen iCloud. Sub37 Labs beheert geen centrale database met jouw administratie. Alleen voor een paar functies die je zelf start - de AI-functies en het online zoeken naar je prijslijst - gebruikt ZumFlo een eigen verwerkingsdienst (zie 3.5 en 3.6).

Categorie	Voorbeelden	Opslag
Identiteit & Contact	Naam, e-mail, telefoonnummer, profielfoto	Op apparaat
Bedrijfsgegevens	Bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer, BTW-nummer, IBAN	Op apparaat
Financiële gegevens	Dagstaten, omzet, kosten, verrekeningen, uren, kilometers	Op apparaat
Diensten & Producten	Categorieën, prijzen, financiële regels, kostenafspraken	Op apparaat
Agenda-afspraken (optioneel, Pro)	Behandeling, klantnaam, medewerker, begin- en eindtijd uit je gekoppelde agenda-link	Op apparaat
Agenda-link (optioneel, Pro)	Het adres (URL) van je alleen-lezen agenda-feed	iOS Keychain
Documenten	Specificaties van je host, bonnen, inkoopfacturen en prijskaarten die je toevoegt of scant	Op apparaat
Authenticatietokens	OAuth access- en refresh-tokens voor SumUp, PayPal POS en Moneybird	iOS Keychain
PIN-provider identiteit	Merchant-code en accountnaam van je SumUp- of PayPal POS-account	Op apparaat
Boekhoudkoppeling	Moneybird administratie-ID, grootboekmapping en contactkoppelingen per locatie	Op apparaat
App-instellingen	Voorkeuren, meldingsinstellingen, vergrendelingstijd	Op apparaat
Biometrische referentie	Face ID / Touch ID (gebruikt voor App Lock)	iOS Secure Enclave

Geen centrale database. Sub37 Labs heeft geen toegang tot je administratie op je apparaat of in je iCloud, en kan die niet openen, lezen of analyseren. Gegevens bereiken onze verwerkingsdienst alleen wanneer je zelf een AI-functie of het zoeken naar je prijslijst start, en dan uitsluitend wat daarvoor nodig is (zie 3.5 en 3.6).

2. iCloud-synchronisatie

Je data wordt automatisch gesynchroniseerd via je persoonlijke iCloud-account met Apple’s CloudKit-framework. Dit is standaard actief en zorgt ervoor dat je gegevens beschikbaar zijn op al je apparaten.

• Data wordt door Apple versleuteld tijdens transport (TLS) en in opslag.
• Sub37 Labs heeft geen toegang tot jouw iCloud-container — alleen jouw Apple ID heeft toegang.
• Je kunt iCloud-synchronisatie voor ZumFlo uitschakelen via iOS-instellingen → Apple ID → iCloud → Apps die iCloud gebruiken → ZumFlo.
• Apple’s verwerking valt onder Apple’s Privacybeleid.

3. Integraties met derden

ZumFlo biedt optionele integraties met externe diensten. Gegevens worden alleen gedeeld wanneer je zelf een koppeling activeert.

3.1 SumUp (PIN-betalingen)

• Gevraagde toegangsrechten: Bij het koppelen vraagt ZumFlo twee rechten (scopes) aan:
  • transactions.history — toegang tot je transactiegeschiedenis
  • user.profile_readonly — alleen-lezen toegang tot je merchant-profiel
• Wat ZumFlo uitleest: Transactiebedragen, tijdstippen, betaalmethoden, transactiekosten en fooien. Daarnaast je merchant-code en accountnaam om transactiedetails op te halen en de bron van PIN-transacties in rapporten te vermelden. ZumFlo leest geen e-mailadressen, adresgegevens of accountinstellingen uit — ook al vallen die technisch binnen de gevraagde scope.
• Opslag: Je merchant-code en accountnaam worden lokaal opgeslagen op je apparaat en opgenomen in gegenereerde rapporten als bronverwijzing.
• Richting: Van SumUp naar de app. ZumFlo stuurt geen financiële gegevens naar SumUp.
• Tokens: OAuth-tokens opgeslagen in de iOS Keychain (hardware-versleuteld).
• Ontkoppelen: Mijn Bedrijf → Instellingen → Integraties → Betaalintegratie → Ontkoppel. Tokens worden direct verwijderd.
• Hun beleid: SumUp Privacybeleid

3.2 PayPal POS (PIN-betalingen)

• Gevraagde toegangsrechten: Bij het koppelen vraagt ZumFlo twee rechten (scopes) aan:
  • READ:PURCHASE — alleen-lezen toegang tot je transactiegegevens
  • READ:FINANCE — alleen-lezen toegang tot je financiële gegevens (transactiekosten, uitbetalingen)
• Wat ZumFlo uitleest: Transactiebedragen, tijdstippen, betaalmethoden en fooien via de Purchase API. Via de Finance API worden de werkelijke transactiekosten per betaling uitgelezen. Daarnaast je accountnaam om de bron van PIN-transacties in rapporten te vermelden. ZumFlo leest geen productcatalogus, voorraadgegevens of accountinstellingen uit.
• Opslag: Je accountnaam wordt lokaal opgeslagen op je apparaat en opgenomen in gegenereerde rapporten als bronverwijzing.
• Richting: Van PayPal POS naar de app. ZumFlo stuurt geen financiële gegevens naar PayPal POS.
• Tokens: OAuth-tokens opgeslagen in de iOS Keychain (hardware-versleuteld).
• Ontkoppelen: Mijn Bedrijf → Instellingen → Integraties → Betaalintegratie → Ontkoppel. Tokens worden direct verwijderd.
• Hun beleid: PayPal POS Privacybeleid

3.3 Moneybird (Boekhouding)

• Gevraagde toegangsrechten: Bij het koppelen vraagt ZumFlo de volgende rechten aan:
  • sales_invoices — verkoopfacturen aanmaken en beheren
  • documents — documenten uitlezen
  • estimates — offertes uitlezen
  • bank — financiële rekeningen en boekingen beheren
  • settings — administratie-instellingen uitlezen (grootboekrekeningen, BTW-tarieven)
• Wat ZumFlo schrijft: Verkoopfacturen, memoriaalboekingen, transitorische boekingen en betalingsregistraties op basis van je verrekeningen. ZumFlo kan het klantnummer-veld op bestaande contacten bijwerken om een koppeling met je werklocaties te maken, en finaliseert eigen conceptfacturen voor verzending. ZumFlo verwijdert geen records, wijzigt geen facturen of boekingen die door andere bronnen zijn aangemaakt, en past geen administratie-instellingen aan zoals grootboekrekeningen of BTW-tarieven.
• Richting: Bidirectioneel — de app leest en schrijft in jouw Moneybird-account.
• Tokens: OAuth-tokens opgeslagen in de iOS Keychain.
• Ontkoppelen: Via Mijn Bedrijf → Instellingen → Integraties → Boekhoudpakket, of via je Moneybird-accountinstellingen.
• Hun beleid: Moneybird Privacyverklaring

3.4 Agenda-link (optioneel, Pro)

• Hoe het werkt: Je plakt zelf een alleen-lezen agenda-link (iCal/ICS, bijvoorbeeld uit Salonized) in ZumFlo. De app haalt die agenda rechtstreeks via een beveiligde verbinding (HTTPS) op vanaf je apparaat. Er zit geen server van Sub37 Labs tussen.
• Geen toegang tot je iPhone-agenda: ZumFlo vraagt geen toegang tot de agenda van je iPhone. Alleen de link die je zelf toevoegt wordt gelezen.
• Wat ZumFlo uitleest en bewaart: Per afspraak de behandeling, de klantnaam, de medewerker en de begin- en eindtijd. Die worden opgeslagen in je ZumFlo-gegevens (op je apparaat en in je iCloud), om je dagstaat voor te vullen, betalingen aan afspraken te koppelen en je vooruitblik te tonen. Notities uit een afspraak blijven alleen op je apparaat.
• De link zelf: Opgeslagen in de iOS Keychain van dit apparaat en niet via iCloud gesynchroniseerd. Op een nieuw apparaat koppel je je agenda opnieuw.
• Klantnamen: Gaan nooit naar Sub37 Labs, naar TelemetryDeck of naar een AI-dienst. De gegevens van je klanten zijn gegevens van jouw onderneming; ZumFlo verwerkt ze alleen op je eigen apparaat en in je eigen iCloud.
• Ontkoppelen: Mijn Bedrijf → je locatie → Agenda → Ontkoppelen.

3.5 AI-functies: specificatie-controle en documenten scannen

Een paar functies gebruiken een taalmodel (AI). Ze werken uitsluitend wanneer je ze zelf start, nooit automatisch of op de achtergrond.

• Specificatie-controle (Pro): Je voegt de specificatie van je host toe (PDF, scan, CSV of Excel). Tekstherkenning gebeurt op je apparaat. Vóór verzending haalt ZumFlo op je apparaat persoonsgegevens weg: klantnamen worden vervangen door codes die alleen je apparaat kan terugvertalen, en tijdstippen worden verwijderd. Vindt de app daarna nog een e-mailadres, telefoonnummer, postcode, straatnaam of burgerservicenummer, dan wordt de verzending tegengehouden. Verstuurd worden: per dag de bedragen uit je eigen dagstaten (omzet, betaalmiddelen, tegoeden, fooien, BTW-uitsplitsing, uren en kilometers), de namen van je diensten- en kostencategorieën, je kostenafspraken met die host, en de datums en bedragen uit de specificatie van je host. Notities worden nooit meegestuurd. Het vergelijkingsrapport met namen wordt op je apparaat samengesteld.
• Bonnen, inkoopfacturen en prijskaarten scannen: Het document of de foto die je zelf kiest (PDF, foto, Excel of CSV) wordt in zijn geheel verstuurd, zodat leverancier, datum, bedragen en BTW (of bij een prijskaart: je diensten en prijzen) kunnen worden uitgelezen. Zo’n document kan gegevens van jou of van de leverancier bevatten. Stuur geen documenten met gegevens van je klanten. De uitkomst gaat terug naar je apparaat; het document zelf wordt na verwerking niet bewaard.
• Waar het wordt verwerkt: In een verwerkingsdienst van Sub37 Labs op Microsoft Azure, regio West-Europa (Nederland). De tekstanalyse gebeurt door het taalmodel Claude van Anthropic PBC (Verenigde Staten) als subverwerker. Anthropic gebruikt deze gegevens niet om modellen te trainen.
• Melding als de controle klaar is: De specificatie-controle kan een paar minuten duren. Om je dan een melding te sturen, bewaart de dienst het push-token van je apparaat (een technisch adres voor meldingen, zonder naam of e-mailadres).
• Bewaartermijn: Verificatie-opdrachten, hun uitkomst en push-tokens worden maximaal 90 dagen bewaard, zodat de app de uitkomst kan ophalen, en daarna automatisch verwijderd. Gescande documenten worden niet opgeslagen.
• Gebruikslimieten: De AI-functies kennen gebruikslimieten per abonnement. Hoeveel je hebt gebruikt, houdt de app bij in je eigen gegevens, niet op onze server.
• Grondslag: Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG): je vraagt zelf om de controle of de scan.

3.6 Je prijslijst online laten zoeken (optioneel)

• Bij het instellen kun je ZumFlo je prijslijst online laten opzoeken. De app stuurt dan je bedrijfsnaam, plaats, land en branche naar onze verwerkingsdienst.
• Die zoekt via de Brave Search API (Brave Software, Verenigde Staten) naar de openbare webpagina van je salon, leest de prijslijst uit met het taalmodel (zie 3.5) en haalt het logo van die website op via de favicon-dienst van Google.
• Het zoekresultaat wordt een dag hergebruikt als je opnieuw zoekt, en binnen 90 dagen automatisch verwijderd.
• Je kunt je diensten ook handmatig invoeren of een foto van je prijskaart scannen (zie 3.5); dan wordt er niets online gezocht.

Sub37 Labs vereist dat elke derde partij waarmee de app gegevens uitwisselt bescherming biedt die gelijk is aan of hoger dan dit beleid.

4. Apparaatrechten

Recht	Doel	Vereist?
Meldingen	Herinneringen om je dagstaat in te vullen, en een melding als een specificatie-controle klaar is	Optioneel
Camera	Documenten scannen (specificaties, bonnen, facturen, prijskaarten) en een profielfoto maken	Optioneel
Foto’s	Een foto kiezen gaat via de iOS-fotokiezer: ZumFlo krijgt alleen de foto die je kiest, geen toegang tot je bibliotheek	Geen toestemming nodig
Face ID / Touch ID	App Lock via biometrische authenticatie	Optioneel

ZumFlo heeft geen toegang tot je locatie, microfoon, contacten, de agenda van je iPhone, gezondheidsgegevens of andere sensoren dan hierboven vermeld. De agenda-koppeling werkt via een link die je zelf toevoegt (zie 3.4). Zoek je een adres op, dan gaat je zoekterm naar Apple Kaarten; daar is geen locatietoestemming voor nodig.

5. Abonnementen en betalingen

Alle betalingen worden verwerkt via je Apple ID-account via Apple’s in-app aankoopsysteem. Sub37 Labs verzamelt, bewaart of heeft geen toegang tot je betalingsgegevens, creditcardgegevens of factuuradres. Apple’s verwerking valt onder Apple’s Privacybeleid.

6. Analyse en telemetrie

ZumFlo verzamelt minimale, privacy-first gebruiksanalyses om de app te verbeteren. Deze analyses registreren alleen dát een actie heeft plaatsgevonden (bijv. “een dagstaat is aangemaakt”), nooit de inhoud van die actie (geen bedragen, namen of financiële gegevens).

• Analyse-events bevatten geen persoonlijk identificeerbare informatie (PII)
• Financiële gegevens (bedragen, omzet, kosten) worden nooit opgenomen in analyses
• Geen advertentie-identificatoren (IDFA) of cross-app tracking frameworks worden gebruikt
• Geen advertentie-SDK’s van derden zijn aanwezig
• Geen device fingerprinting wordt uitgevoerd
• Geen gegevens worden gedeeld met datahandelaren of marketingplatforms
• ZumFlo gebruikt geen cookies, niet in de app en niet op de website

Voorbeelden van events die kunnen worden geregistreerd: app geopend, onboarding afgerond, dagstaat aangemaakt, abonnement gestart. Voorbeelden van gegevens die nooit worden geregistreerd: omzetbedragen, kostendetails, persoonsnamen, locatiegegevens.

Deze analyses worden verwerkt door TelemetryDeck GmbH (Duitsland), een privacy-first analytics dienstverlener. TelemetryDeck ontvangt geen persoonlijk identificeerbare informatie en kan individuele gebruikers niet identificeren. Zie TelemetryDeck’s Privacybeleid.

Concreet verzamelt ZumFlo uitsluitend categorische gebruiksdata: welke functies worden gebruikt (bijv. dagstaat aangemaakt, rapport geëxporteerd), abonnementsstatus (Standard of Pro) en technische diagnostiek (iOS-versie, app-versie). Bij het afsluiten van een abonnement worden het type abonnement, de prijs, het land en de valuta van die aankoop geregistreerd. Importeer je een prijslijst, dan kunnen de oorspronkelijke namen van je diensten worden meegestuurd, zodat we de herkenning van diensten kunnen verbeteren. Er worden nooit omzetbedragen, namen van personen, financiële gegevens of persoonsidentificerende informatie verstuurd.

Deze statistieken staan standaard aan. ZumFlo biedt een in-app instelling waarmee je ze kunt uitschakelen: Instellingen → Privacy → Anonieme gebruiksstatistieken delen. Bij uitschakeling worden geen events meer verstuurd.

Voor onze website (zumflo.app) gebruiken wij Plausible Analytics, een privacy-vriendelijke analysedienst. Plausible plaatst geen cookies, verzamelt geen persoonsgegevens en slaat geen IP-adressen op. De data wordt gehost in de Europese Unie (Duitsland). Er is geen toestemming vereist omdat er geen persoonlijke informatie wordt verwerkt. Meer informatie: plausible.io/data-policy.

7. Toekomst: Sector Benchmarking (Opt-In)

In een toekomstige versie kan ZumFlo een optionele benchmarkingfunctie aanbieden. Indien geïntroduceerd:

• Deelname is volledig vrijwillig en vereist expliciete toestemming
• Alleen geaggregeerde, gekwantiseerde metrieken worden gedeeld — nooit ruwe financiële gegevens
• Data wordt geanonimiseerd met k-anonimiteit (minimale groepsgrootte van 10)
• Je kunt je toestemming op elk moment intrekken
• Dit privacybeleid wordt bijgewerkt vóór activering

8. Gegevens die we niet verzamelen

ZumFlo doet het volgende niet:

• Advertentie-identificatoren (IDFA) of cross-app tracking gebruiken
• Advertentie-SDK’s van derden bevatten
• Device fingerprinting uitvoeren
• Financiële bedragen of persoonsgegevens opnemen in analyses
• Gegevens delen met datahandelaren of marketingplatforms

9. Gegevensbewaring en verwijdering

9.1 Bewaring

Je gegevens blijven op je apparaat en in je iCloud-account zolang je ervoor kiest ze te bewaren. Er is geen automatische vervaltermijn.

9.2 Verwijdering

Je hebt volledige controle. Je kunt gegevens op elk moment verwijderen:

• Individuele records: Verwijder dagstaten, categorieën of financiële regels vanuit de app.
• Volledig wissen: Mijn Bedrijf → Instellingen → Gegevensbeheer → Wis alle gegevens. Dit verwijdert ook de tokens van SumUp, PayPal POS en Moneybird uit de Keychain; je iCloud-gegevens worden via synchronisatie verwijderd. De tellers van je AI-gebruik blijven bewust bewaard.
• iCloud-gegevens: Schakel synchronisatie uit via iOS-instellingen → Apple ID → iCloud → Apps die iCloud gebruiken → ZumFlo. Verwijder de container via iOS-instellingen → Apple ID → iCloud → Beheer opslag.
• Tokens van derden: Ontkoppel SumUp, PayPal POS of Moneybird via Mijn Bedrijf → Instellingen → Integraties. Tokens worden direct verwijderd uit de iOS Keychain.
• Verwijderen: Het verwijderen van de app wist alle lokaal opgeslagen gegevens.

Verwijdering op je apparaat is onmiddellijk en permanent.

9.3 Gegevens bij onze verwerkingsdienst

Gegevens van een specificatie-controle (opdracht, uitkomst en push-token) en zoekresultaten voor prijslijsten worden maximaal 90 dagen bewaard en daarna automatisch verwijderd (zie 3.5 en 3.6). Wissen in de app verwijdert deze kopie niet direct. Wil je dat eerder, mail dan naar ; we verwijderen ze dan binnen 30 dagen.

10. Toestemming intrekken

• Apparaatrechten — iOS-instellingen → ZumFlo → individuele rechten uitschakelen.
• iCloud-synchronisatie — iOS-instellingen → Apple ID → iCloud → Apps die iCloud gebruiken → ZumFlo.
• SumUp / PayPal POS / Moneybird — Mijn Bedrijf → Instellingen → Integraties → Ontkoppel, of via de accountinstellingen van de betreffende dienst.
• Agenda-link — Mijn Bedrijf → je locatie → Agenda → Ontkoppelen.
• AI-functies — Gebruik je de specificatie-controle of het scannen niet, dan worden er ook geen gegevens voor verwerkt.
• Meldingen — iOS-instellingen → Meldingen → ZumFlo.

11. Privacy van kinderen

ZumFlo is een zakelijke administratietool voor zelfstandige professionals en is niet bedoeld voor kinderen onder de 16 jaar. Wij verzamelen niet bewust gegevens van kinderen. Als je denkt dat een kind de app heeft gebruikt, neem dan contact op met .

12. Beveiliging

• Alle gegevens worden opgeslagen in de iOS-versleutelde applicatie-sandbox.
• OAuth-tokens worden opgeslagen in de iOS Keychain met hardware-ondersteunde versleuteling (Secure Enclave).
• Optionele App Lock via Face ID of Touch ID.
• iCloud-gegevens worden door Apple versleuteld tijdens transport en in opslag.
• Back-ups (.zumflo) zijn altijd versleuteld (AES-256) met een wachtwoord dat jij kiest.
• Alleen bij de AI-functies en het zoeken naar je prijslijst gaan gegevens via een versleutelde verbinding (HTTPS) naar onze verwerkingsdienst op Microsoft Azure in West-Europa.

13. Internationale overdrachten

Omdat iCloud-synchronisatie standaard actief is, kan Apple gegevens opslaan in datacenters buiten je land van verblijf, conform Apple’s gegevensverwerkingsovereenkomsten. Als je SumUp, PayPal POS of Moneybird koppelt, kunnen gegevens worden verwerkt in de rechtsgebieden van die diensten. Anonieme gebruiksanalyses worden verwerkt door TelemetryDeck GmbH in Duitsland. Onze verwerkingsdienst draait op Microsoft Azure in West-Europa (Nederland). Voor de AI-functies (3.5) en het zoeken naar je prijslijst (3.6) worden gegevens doorgegeven aan Anthropic PBC en Brave Software in de Verenigde Staten. Die doorgifte vindt plaats op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

14. Jouw rechten onder de AVG

Binnen de Europese Economische Ruimte heb je de volgende rechten onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming:

• Inzage: Bekijk al je gegevens rechtstreeks in de app.
• Rectificatie: Bewerk elk record in de app.
• Wissing: Verwijder individuele records of alle gegevens (zie Sectie 9).
• Gegevensoverdraagbaarheid: Exporteer je volledige administratie als versleutelde .zumflo-back-up, en je cijfers als PDF- en CSV-rapporten.
• Beperking & bezwaar: Je oefent deze rechten uit door integraties en rechten rechtstreeks te beheren.

Omdat je administratie op je apparaat staat, oefen je deze rechten grotendeels rechtstreeks uit. Voor gegevens bij onze verwerkingsdienst (9.3) kun je een verzoek sturen. Hulp nodig? E-mail .

15. Toepasselijk recht

Dit privacybeleid wordt beheerst door het recht van Nederland. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in Nederland.

16. Wijzigingen in dit beleid

• De datum “Laatst bijgewerkt” bovenaan wordt aangepast.
• Materiële wijzigingen worden gecommuniceerd via een melding in de app.
• Voortgezet gebruik na de update geldt als aanvaarding.

17. Contact