Stap voor stap
Zo stel je het in - met Salonized als voorbeeld
De koppeling bestaat uit drie blokken. Je host (de saloneigenaar) doet blok 1 en 2; jij als stoelhuurder doet blok 3. Werk je met een ander boekingssysteem dat een agenda-link levert (Treatwell, Booksy, Fresha en vergelijkbaar), dan is de gedachte hetzelfde - je host deelt een link met uitsluitend jouw afspraken, en die plak jij in ZumFlo. Raadpleeg dan de handleiding van dát systeem voor het exporteren van een iCal-link.
Benodigdheden vooraf
Je host heeft nodig: een Salonized-account met de managersrol, een Google-account (Gmail) en toegang tot Google Calendar met datzelfde account. Jij hebt nodig: ZumFlo met Pro (of in de proefperiode) en de iCal-link die je host je in blok 2 doorstuurt.
Blok 1 · Je host, in Salonized
Hiervoor is de managersrol nodig.
- Ga naar Instellingen → Algemeen → Integraties.
- Bij Google Calendar: klik op Inschakelen en geef toestemming.
- In het deel Salonized → GCal: kies “Aparte Google-agenda’s per medewerker”.
- Naast jouw naam: klik “Maak een nieuwe agenda aan: Salonized – [naam]”.
- Klik Opslaan. De eerste synchronisatie duurt ongeveer 15 minuten.
Niet aanvinken: “Toon Google Calendar-events als afwezigheid in Salonized.” Dat is een omgekeerde koppeling die de boekbaarheid van de salon beïnvloedt - die heb je hier niet nodig.
Handleidingen bij Salonized: Google Calendar integreren, een aparte agenda per medewerker delen, en waarom je de afwezigheids-sync niet aanzet.
Kort samengevat voor je host: in Salonized via Instellingen → Algemeen → Integraties de koppeling met Google Calendar inschakelen en kiezen voor aparte Google-agenda’s per medewerker. Daarna deelt je host in Google Calendar het geheime iCal-adres van de agenda met jouw naam - alleen die van jou. Meer is aan de kant van de salon niet nodig: je krijgt geen toegang tot Salonized zelf of tot de agenda’s van collega’s.
Blok 2 · Je host, in Google Calendar
Dit doet je host in het Google-account dat in blok 1 is gekoppeld.
- Open Google Calendar (calendar.google.com).
- Zoek links in de lijst de agenda “Salonized – [naam]”.
- Beweeg eroverheen → klik op de drie puntjes → “Instellingen en delen”.
- Scroll naar “Agenda integreren”.
- Kopieer het “Geheim adres in iCal-formaat” (een link die eindigt op
.ics).
- Stuur die link naar jou (mail of WhatsApp).
Tip: deel deze link verder met niemand - hij geeft toegang tot de afspraken.
Blok 3 · Jij, in ZumFlo
Je koppelt de link rechtstreeks in ZumFlo, bij de locatie van je host. Een abonnement in de Agenda-app van je iPhone is niet nodig.
- Kopieer de .ics-link die je host je stuurde.
- Open in ZumFlo Mijn Bedrijf en tik op de locatie van je host.
- Tik op de kaart Agenda op “Agenda koppelen”.
- Plak de link bij Agenda-link, kies bij Aanbieder voor Salonized (of Anders bij een ander systeem) en geef eventueel een label, bijvoorbeeld de naam van de salon.
- Tik Koppelen. ZumFlo haalt de agenda meteen op en laat zien hoeveel afspraken er gevonden zijn. Klopt de link niet, dan zie je dat direct - bijvoorbeeld “Agenda niet gevonden - controleer de link”.
De eerste keer koppel je een afspraaknaam (bijvoorbeeld “Knippen” of “Biab”) aan een van je diensten, en ruis zoals “Lunch” of “Pauze” markeer je één keer als niet-relevant. Daarna herkent ZumFlo die afspraken vanzelf.
Goed om te weten
De koppeling is one-way: afspraken stromen van je boekingssysteem via de agenda-link naar ZumFlo, nooit andersom, dus je kunt niets per ongeluk wijzigen. ZumFlo werkt je afspraken bij wanneer je de app opent; via de gekoppelde agenda kun je ook zelf Opnieuw synchroniseren. Afspraken van vóór het inschakelen worden niet met terugwerkende kracht ingeladen - alleen nieuwe afspraken syncen. Losse, gedateerde klantafspraken syncen normaal; bijzondere herhaalpatronen (jaarlijks, of “elke laatste vrijdag”) worden niet altijd ondersteund.
Nieuw toestel? De agenda-link zelf wordt alleen op het toestel bewaard waarop je hem koppelde, in de beveiligde sleutelhanger van iOS, en gaat niet mee via iCloud. Op een nieuwe iPhone koppel je de link daarom opnieuw via Opnieuw koppelen. Je ingelezen afspraken en de koppelingen die je al maakte blijven bewaard, en bestaande afspraken worden niet dubbel ingelezen.
