De maandafsluiting: je verrekening met de host afronden
Einde van de maand. Je host stuurt een afrekening, of jij levert er een aan. Huur, commissie, producten van de salon, pinkosten, fooien, BTW - het komt allemaal samen. Dit is hoe je die maand rustig, transparant en kloppend afsluit, met een overzicht waar jullie allebei achter staan.
De maandafsluiting is het moment waarop je losse werkdagen één afrekening met je host worden. Het doel is niet alleen "betalen wat je moet betalen", maar iets waardevollers: een verrekening die narekenbaar is, waar beide partijen achter staan, en die tegelijk jouw eigen dossier vormt als zelfstandige. Een afrekening die je post voor post kunt onderbouwen is bovendien richting de Belastingdienst prettig - het laat zien dat je je onderneming zelfstandig en zorgvuldig voert.
Wat je conceptueel over de verrekening moet weten, staat in de verrekening uitgelegd. Deze pagina laat de stappen zien.
De flow bestaat uit een paar heldere stappen. De eerste twee kun je met elke ZumFlo-versie; de AI-vergelijking en de Moneybird-koppeling horen bij Pro.
Stap 1
Bekijk je maandoverzicht
Open de Overzicht-tab en kies de maand die je wilt afsluiten. Je ziet per locatie het opgebouwde resultaat uit al je dagstaten: je omzet, wat naar je host gaat en wat je netto overhoudt. Dit is het moment om te controleren of alle werkdagen erin staan en of er niets ontbreekt. Werk je bij meerdere hosts, dan sluit je per locatie apart af.
Controleer dat je dagstaten afgerond zijn. In de kaart Dagstaten op het Overzicht-scherm zie je al je werkdagen van de maand. Kijk of ze niet alleen ingevuld, maar ook echt afgerond zijn: een afgeronde dag heeft geen label, terwijl een dag die nog niet klaar is het label “Open” draagt. Een dagstaat die nog open staat is nog niet volledig verwerkt en telt nog niet goed mee in je maandtotaal. Rond open dagen eerst af - dan vergelijk en verreken je op complete cijfers.
Controleer vóór het afsluiten dat geen enkele dag nog “open” is.
Stap 2
Genereer je specificatie en deel die met je host
ZumFlo bouwt uit je dagstaten automatisch een periode-overzicht op: jouw specificatie voor die maand, per locatie. Daarin staat dag voor dag wat je hebt gedraaid en hoe de afrekening is opgebouwd - inclusief de dingen die buiten het systeem van de salon om gaan en die alleen jij ziet: cash, cadeaubonnen, afwijkende behandelingen.
Waarom je dit deelt: het geeft je host de volledige context, zodat de verrekening post voor post te volgen is. Niet uit wantrouwen, maar als respectvolle basis - twee administraties die op elkaar aansluiten in plaats van één. Ook voor je host is dat winst: minder uitzoekwerk, een overzicht dat compleet en navolgbaar is, en niets om te installeren - de host ontvangt gewoon de PDF, klaar om samen door te lopen.
ZumFlo bouwt je specificatie automatisch op uit je dagstaten.
Stap 3 PRO
Vergelijk met de specificatie van de host
Vraag je host om zijn of haar specificatie van de maand - vaak een export of overzicht uit het systeem van de salon. Heb je die binnen, dan kun je jullie twee administraties naast elkaar leggen, automatisch. Zo werkt het:
Voeg de specificatie van je host toe. Kies het document van de host of scan het met je camera. ZumFlo leest het meteen op je toestel uit en haalt de bedragen en datums eruit - nog voordat er iets vergeleken wordt.
Je voegt de specificatie van de host toe - kiezen of scannen.
Start de vergelijking. ZumFlo vergelijkt jouw dagstaten met de specificatie van de host. Voor die vergelijking wordt AI gebruikt - en hier is het belangrijk: klantspecifieke gegevens verlaten je toestel niet. Alleen gepseudonimiseerde gegevens (aantallen, bedragen, datums) worden gebruikt; klantnamen en behandeldetails blijven lokaal en worden pas ná de vergelijking op je toestel aan het rapport toegevoegd.
Bekijk de uitkomst. Je krijgt een vergelijkingsrapport: hoeveel dagen overeenkomen, waar afwijkingen zitten en wat het totaalverschil is. Een typisch rapport leest bijvoorbeeld: tien dagen vergeleken, zeven komen overeen, drie wijken af, totaalverschil € 50,00 - en bij elke afwijking staat wat er aan beide kanten geregistreerd is. Het rapport is bewust neutraal: het benoemt verschillen, het wijst geen schuld aan. Vaak staat er meteen een verklaring bij - een vooruitbetaalde behandeling die nog niet als tegoed is ingevoerd, of een fooi die maar aan één kant meetelt. Zo is het rapport meteen bruikbaar als gespreksdocument, niet als aanklacht.
Neutraal en tweezijdig: het benoemt verschillen, het wijst geen schuld aan.
Stap 4
Bespreek en bereik overeenstemming
Neem het rapport door met je host. Omdat het tweezijdig en neutraal is, gaat het gesprek over de feiten: hier registreert de een dit, daar de ander dat, dit is het verschil. Blijkt een afwijking terecht - bijvoorbeeld een vergeten registratie aan jouw kant - dan pas je je dagstaat aan en voer je de vergelijking simpelweg opnieuw uit. Het rapport werkt dan bij, met minder of geen afwijkingen. Zo werk je in een paar iteraties toe naar cijfers waar je allebei achter staat.
Stap 5
Sluit af en vergrendel
Zijn jullie het eens, dan sluit je de maand af door de dagstaten te vergrendelen. Dat legt de cijfers van die maand vast, zodat een afgesloten periode niet meer per ongeluk verandert. Het is de bevestiging dat de maand definitief is - voor jou, voor je host en straks voor je boekhouder.
Vergrendelen legt de cijfers van de maand vast.
Vergrendelen is definitief: een vergrendelde maand open je in de app niet meer opnieuw. Loop je cijfers daarom goed na vóór je vergrendelt - tot dat moment kun je een afgeronde dag nog gewoon heropenen en aanpassen. Kom je na het vergrendelen toch een verschil tegen, dan neem je dat in overleg met je host mee in de verrekening van een volgende maand. Zo verandert een afgesloten maand nooit meer, en blijft wat je al met je host en je boekhouding hebt afgesloten kloppen.
Stap 6 PRO · optioneel
Boek de afgesloten maand in Moneybird
Gebruik je Moneybird voor je boekhouding? Dan kun je de afgesloten verrekening als laatste stap rechtstreeks laten inboeken - omzet per BTW-tarief, betaalmiddelen, kosten en inkomsten, netjes uitgesplitst. Zo hoeft je boekhouder niets meer over te typen.
Hoe je Moneybird koppelt, wat er precies geboekt wordt en wat je daarna nog in Moneybird zelf doet om alles af te letteren, lees je in de aparte handleiding: Moneybird koppelen en inboeken.
Daarmee is je maand rond. Wil je verder kijken dan de host - richting je eigen aangifte en je boekhouder - dan bundel je elk kwartaal je cijfers tot een boekhouddossier met je geschatte BTW-positie (te vinden in Inzicht → Fiscaal). Hoe dat werkt, lees je in de kwartaal- en jaarafsluiting.
En je klantgegevens?
De vergelijking is met privacy als uitgangspunt gebouwd. Klantnamen en behandeldetails verlaten je toestel niet. Voor de vergelijking zelf worden uitsluitend gepseudonimiseerde gegevens gebruikt - getallen, bedragen en datums, zonder namen. De verrijking met herkenbare details (welke behandeling, welk betaalmiddel) gebeurt daarna volledig op je toestel, zodat het rapport voor jou bruikbaar is zonder dat die gegevens ergens anders terechtkomen. Meer hierover in ons privacybeleid.
FAQ
Veelgestelde vragen over de maandafsluiting
Wat is het doel van de specificatie die ik met mijn host deel?
Je periode-overzicht laat per dag en per locatie zien wat je hebt gedraaid en hoe de afrekening is opgebouwd - inclusief wat buiten het systeem van de salon om ging, zoals cash, cadeaubonnen en afwijkingen. Zo kunnen jij en je host de verrekening post voor post narekenen, in plaats van te vertrouwen op één administratie.
Verlaten mijn klantgegevens mijn toestel bij de AI-vergelijking?
Nee. Voor de vergelijking worden alleen gepseudonimiseerde gegevens gebruikt - aantallen, bedragen en datums, zonder klantnamen. Namen en behandeldetails blijven op je toestel en worden pas lokaal aan het rapport toegevoegd. Wat er verstuurd wordt, bevat geen klant-identificerende informatie.
Wat gebeurt er als ik een maand vergrendel?
Vergrendelen legt de dagstaten van die maand vast, zodat de afgesloten cijfers niet meer per ongeluk veranderen. Het is de bevestiging dat de maand definitief is. Een vergrendelde maand open je in de app niet meer opnieuw. Blijkt er later toch een correctie nodig, dan neem je die in overleg met je host mee in de verrekening van een volgende maand.
Is de vergelijking met de host een Standard- of Pro-functie?
Je eigen specificatie genereren en delen kan met Standard. De AI-vergelijking met de specificatie van de host (specificatie-controle) en de Moneybird-koppeling horen bij Pro.
De afrekening wordt een afsluiting.
Geen vraagteken aan het einde van de maand, maar een verrekening die jij en je host samen kunnen narekenen - en die meteen je eigen dossier is.
ZumFlo bouwt je specificatie op uit je dagstaten, vergelijkt die met de host (klantgegevens blijven op je toestel), en boekt de afgesloten maand desgewenst in bij Moneybird.
