De kwartaal- en jaarafsluiting in ZumFlo

Waar de maandafsluiting om je host draait, draait het kwartaal om je eigen fiscale beeld en je boekhouder. Rond het aangiftemoment bundelt ZumFlo je cijfers tot een boekhouddossier: je omzet en BTW netjes uitgesplitst, plus je geregistreerde inkoopfacturen met hun BTW-uitsplitsing. Eén dossier, klaar om te delen - geen schoenendoos meer.

Belangrijk en eerlijk vooraf: ZumFlo is geen boekhoudpakket. Alles wat je hier ziet is indicatief en faciliterend, bedoeld om jou en je boekhouder werk uit handen te nemen - nooit als definitieve aangifte. Je boekhouder beoordeelt de aftrekbaarheid en dient de aangifte in. Het boekhouddossier hoort bij Pro. Je geschatte BTW-positie onder Inzicht zie je in elk plan; houd je je inkoopfacturen bij (Pro), dan wordt dat beeld completer.

Stap 1

Sluit eerst je maanden af

Het kwartaal bouwt voort op je afgesloten maanden. Zorg dus dat de drie maanden van het kwartaal netjes zijn afgerond en vergrendeld, zodat je op vastgestelde cijfers werkt. Staat er nog een maand open, rond die dan eerst af - inclusief de verrekening met je host. Hoe dat gaat, lees je in de maandafsluiting.

Stap 2

Bekijk je BTW-positie in Inzicht → Fiscaal

In de Inzicht-tab, onder Fiscaal, staat je geschatte BTW-positie voor het kwartaal. De opbouw is overal ter wereld hetzelfde: de BTW die je over je omzet verschuldigd bent, min de voorbelasting - de BTW die je zelf betaalde op je zakelijke kosten - geeft je geschatte saldo: te betalen, of terug te ontvangen.

ZumFlo toont die voorbelasting bewust in twee lagen: de BTW uit je verrekening met de host (relatief hard) en de BTW uit je eigen inkoopfacturen (indicatief, want die hangt af van wat jij registreert). Bij dat laatste zie je hoeveel facturen zijn meegeteld - je completeness-signaal. Ontbreken er bonnen, dan spiegelt je saldo je te hoog voor; ZumFlo zegt dat er dan ook eerlijk bij.

De uitgeklapte BTW-positie: BTW die je moet afdragen, min de BTW op kosten van de locaties en de voorbelasting uit inkoopfacturen, met het geschatte saldo. — Verschuldigde BTW min voorbelasting - met je inkoopfacturen als aparte, indicatieve regel.

Stap 3

Zorg dat je inkoopfacturen compleet zijn

De voorbelasting op je eigen kosten - materialen, apparatuur, software, opleiding - telt mee in je BTW-positie. Die kant is alleen zo compleet als jij hem maakt. Het loont dus om je bonnen en inkoopfacturen door het kwartaal heen te scannen en bij te houden, zodat je aan het eind niets hoeft na te jagen.

Twee dingen om te weten: alleen bevestigde facturen tellen mee in de schatting (een gescande bon controleer je even voor je hem bevestigt), en ZumFlo beoordeelt niet of een factuur aftrekbaar is. Sommige kosten zijn maar beperkt aftrekbaar; die bepaalt je boekhouder. ZumFlo telt de betaalde BTW en benoemt waar oplettendheid nodig is - meer niet.

Stap 4

Genereer en deel je boekhouddossier

Als je maanden rond zijn en je bonnen erin staan, bundel je het kwartaal tot je boekhouddossier. Daarin zitten je BTW-overzicht, een mutatie- en financieel overzicht, je kilometerregistratie, en - de grootste tijdwinst voor je boekhouder - de lijst met je inkoopfacturen, netjes per BTW-tarief uitgesplitst. Je krijgt het als PDF en CSV, gebundeld in één ZIP-bestand, zodat je boekhouder de cijfers direct kan overnemen zonder iets over te typen.

Dit is precies de “schoenendoos opgelost”-belofte, maar dan op het moment dat het telt: het aangiftemoment. Je deelt het dossier met je boekhouder en houdt zelf het overzicht.

Het gegenereerde boekhoudersdossier voor het tweede kwartaal, klaar om te exporteren en te delen. — Eén dossier - PDF en CSV - klaar om met je boekhouder te delen.

Het overzicht inkoopfacturen van het tweede kwartaal: BTW per tarief (21% en 9%), de facturen per maand en de subtotalen per categorie. — De kostenkant, per BTW-tarief uitgesplitst - waar je boekhouder op wacht.

Stap 5

Sluit het jaar af

Aan het eind van het jaar komt daar nog een laag bij. ZumFlo bundelt dezelfde opbouw tot een jaaroverzicht - hetzelfde dossier, maar over twaalf maanden, met je kwartalen naast elkaar. Dat is je vertrekpunt voor je jaarafrekening en voor je aangifte inkomstenbelasting, en opnieuw iets wat je in één keer met je boekhouder deelt.

Ook hier geldt: het is een compleet en overzichtelijk uitgangspunt, geen eindoordeel. De fiscale verwerking blijft het werk van je boekhouder; ZumFlo zorgt dat alle bouwstenen kloppen en op één plek staan.

Het jaaroverzicht met de kwartalen naast elkaar, de BTW-positie en de omzet van het jaar. — Het jaar in één beeld - je kwartalen naast elkaar.

Indicatief, en dat is bewust

Alles op deze pagina is een indicatie op basis van wat jij hebt geregistreerd. Mis je bonnen, dan is het beeld onvolledig; ZumFlo beoordeelt geen aftrekbaarheid. Voor je definitieve aangifte werk je samen met je boekhouder - daar is dit dossier juist voor gemaakt: het geeft je het hele jaar door een eerlijk beeld van waar je staat, in plaats van pas een verrassing bij de aangifte. Wat je administratie als stoelhuurder verder inhoudt, lees je in administratie als stoelhuurder.

FAQ

Veelgestelde vragen over de kwartaal- en jaarafsluiting

Is ZumFlo een boekhoudpakket?

Nee. ZumFlo bundelt je omzet, je BTW en je geregistreerde inkoopfacturen tot een dossier waarmee je boekhouder direct aan de slag kan. De cijfers zijn indicatief en faciliterend; je boekhouder beoordeelt de aftrekbaarheid en verzorgt de definitieve aangifte.

Wat is de BTW-positie die ZumFlo laat zien?

Een schatting van de BTW die je over je omzet verschuldigd bent, min de voorbelasting op je zakelijke kosten - zowel uit je verrekening met de host als uit je eigen inkoopfacturen. Het saldo is indicatief en wordt completer naarmate je meer bonnen registreert.

Waarom moet ik mijn bonnen scannen voor het kwartaal?

De voorbelasting op je eigen kosten telt mee in je BTW-positie. Zonder je inkoopfacturen ziet je saldo er te hoog uit. Hoe completer je je bonnen bijhoudt, hoe scherper de schatting.

Van dagstaat tot aangifte, in één lijn.

Je werkdagen worden maanden, je maanden worden een kwartaal- en jaardossier - met je BTW-positie altijd in beeld. Klaar voor je boekhouder, zonder overtypen.

ZumFlo bundelt je omzet, BTW en inkoopfacturen tot een boekhouddossier dat je in één keer deelt.

Verder lezen:
De maandafsluiting · Bonnen & facturen bijhouden · Moneybird koppelen · Administratie als stoelhuurder