Je hebt ZumFlo gedownload. Mooi. In deze gids richt je de app in één keer goed in, zodat je daarna elke werkdag in een paar minuten afsluit - en precies ziet wat van jou is. Geen account nodig; je begint gewoon.
ZumFlo werkt het prettigst als je het één keer instelt zoals jouw onderneming werkt: bij welke host(s) je werkt, welke diensten en producten je aanbiedt, en hoe je betalingen binnenkomen. Dat is Deel 1 hieronder - grotendeels eenmalig werk. Daarna loopt je administratie mee met je onderneming, in een paar natuurlijke ritmes: elke werkdag vul je je dagstaat, elke maand reken je af met je host, en elk kwartaal (en aan het eind van het jaar) maak je je boekhouddossier klaar. Onderweg helpt de Inzicht-tab je vooruitkijken en bijsturen.
Je hoeft niet alles in één keer te lezen. Zet eerst de basis neer; het dagelijkse ritueel - het hart van ZumFlo - lees je daarna rustig door. Werk je bij meerdere salons? Dan stel je per locatie je eigen afspraken in, en houdt ZumFlo alles gescheiden.
Deel 1 · Eenmalig instellen
Stel je host en afspraken in
Een host is de salon, studio of praktijk waar je een werkplek huurt. Voeg je host toe en leg de financiële afspraak vast zoals die met de saloneigenaar is afgesproken. Er zijn grofweg drie verdienmodellen:
Stoelhuur - een vast bedrag per werkdag. Commissie - een percentage over je omzet (soms alleen over diensten, soms ook over producten). Hybride - een combinatie, bijvoorbeeld een lagere daghuur plus een klein commissiepercentage.
Je legt per host vast hoe de financiële afspraak eruitziet.
Eenmalig · diensten
Voeg je diensten en producten toe
Zet je behandelingen en producten klaar met de juiste prijs en het juiste BTW-tarief. Dat hoef je maar één keer te doen; daarna kies je ze bij het invullen van een dagstaat met een tik. Overtypen is niet nodig: ZumFlo kan je prijslijst automatisch inlezen - online opzoeken of je prijskaart scannen - en jij kiest wat je toevoegt. Het loont om dit nauwkeurig te doen: de prijzen en BTW-tarieven die je hier instelt, werken door in je hele berekening - je netto resultaat, je BTW-reservering en je verrekening met de host.
Let op het onderscheid dat later je afrekening zuiver houdt: eigen producten verkoop je voor eigen rekening, terwijl producten van de host (derdengelden) een doorlopende post zijn - dat geld is van de salon en betaal je door. ZumFlo houdt dit apart, zodat host-producten nooit als jouw omzet meetellen. Het juiste BTW-tarief verschilt per beroep; lees hoe BTW bij stoelhuur werkt.
Eén keer instellen; daarna kies je ze bij een dagstaat met een tik.
Eenmalig · betalingen
Koppel je betalingen
Gebruik je een pinterminal van SumUp of PayPal POS? Koppel die dan aan ZumFlo. Je kaartbetalingen - en de fooien die daarbij horen - worden dan automatisch opgehaald, zodat je ze niet handmatig hoeft over te typen. Stap voor stap: SumUp koppelen.
Werk je met een andere PIN-provider? Geen probleem - ZumFlo werkt ook volledig zelfstandig. Je voert je betaalmiddelen dan met de hand in. De koppeling is een gemak, geen voorwaarde.
Na het koppelen komen je kaartbetalingen en fooien automatisch binnen.
Eenmalig · agenda PRO
Koppel je agenda
Met de agenda-koppeling vult je dagstaat zich alvast met je afspraken van die dag - je hoeft daarna alleen nog de bedragen en betaalmiddelen aan te vullen. Dit is het punt waar nieuwe gebruikers weleens vastlopen, dus even precies:
De koppeling werkt met een gedeelde, alleen-lezen agenda-link (iCal) die je host aanlevert en die uitsluitend jouw eigen afspraken bevat. Die link plak je in ZumFlo zelf: in Mijn Bedrijf open je de locatie van je host en tik je op de kaart Agenda op “Agenda koppelen”. ZumFlo haalt de agenda rechtstreeks op vanaf je toestel en leest je afspraken read-only; er wordt geen toegang tot je telefoon-agenda gevraagd. De link blijft op je toestel. Je afspraken - inclusief eventuele klantnamen - worden opgeslagen in je ZumFlo-gegevens, op je toestel en in je eigen iCloud; er gaat niets naar een server van ZumFlo. De volledige instelgids - inclusief wat je host in Salonized doet - staat in je agenda koppelen aan je administratie.
Naast het voorinvullen van je dagstaat geeft de agenda je een vooruitblik op je bezetting en je drukke en rustige dagen. Wat die vooruitblik precies laat zien, lees je verderop bij wat Inzicht je laat zien.
Je afspraken vullen je dagstaat alvast voor.
Elke werkdag · het hart van ZumFlo
Je dagstaat invullen en de werkdag afronden
De vorige stappen deed je één keer. Dit is het deel dat je élke werkdag doet - en waar ZumFlo voor gemaakt is. Het klinkt als veel, maar in de praktijk ben je meestal in een paar minuten klaar, omdat de app het grootste deel al voor je heeft klaargezet. We lopen het ritueel rustig door, zodat je precies weet wat er gebeurt.
De afspraak is de basis - en hoort bij een betaling
In ZumFlo draait een werkdag om je afspraken. Het uitgangspunt is eenvoudig: elke afspraak hoort uiteindelijk gekoppeld te zijn aan een betaling. Een afspraak zonder gekoppelde betaling is nog een open punt - er is behandeld, maar het geld staat nog nergens. En een binnengekomen betaling zonder behandeling is nog onverdeeld geld. Zodra alles aan elkaar gekoppeld is, klopt je dag: wat je hebt ontvangen is precies verdeeld over wat je hebt gedaan. Dat koppelen ís het ritueel - en het mooie is dat je vooral controleert, niet rekent.
De kaart bovenaan je werkdag is je vaste ankerpunt: hij houdt de hele dag bij wat er nog te koppelen is.
Je kassa: waar je geld samenkomt
Je kassa - in de app het onderdeel KASSA - is de plek op je werkdag waar alle betaalmiddelen bij elkaar komen: pin, contant, tegoed (je eigen cadeaubon of dat van je host) en fooi. Er lopen twee soorten transacties binnen:
Automatisch gedetecteerd. Heb je SumUp of PayPal POS gekoppeld, dan verschijnen je kaartbetalingen vanzelf in je dagstaat - met bedrag, tijdstip, kaarttype en de fooi die de klant op de terminal gaf. Je hoeft niets over te typen; ze staan er al, klaar om te koppelen.
Handmatig. Contant geld en tegoeden laten geen digitaal spoor na - die kent alleen jij, dus die voer je zelf in je kassa in. Ontbreekt er een losse betaling, of kwam er iemand langs zonder afspraak, dan voeg je die met de “+” zelf toe.
In je kassa komen alle betaalmiddelen van de dag samen - automatisch én handmatig.
Van betaling naar behandeling: bevestigen in plaats van rekenen
Elke gedetecteerde transactie stelt eigenlijk maar één vraag: wat zat hierin? Vroeger moest je dat zelf puzzelen - welke behandelingen tellen samen op tot dit bedrag? ZumFlo draait het om: je begint bij de betaling, die nog vers in je geheugen zit, en bevestigt wat erbij hoorde.
Heb je je agenda gekoppeld (Pro), dan doet de app het voorwerk. ZumFlo legt je afspraken van die dag naast je gedetecteerde pin-transacties en matcht ze zoveel mogelijk op tijd en bedrag. Uit de afspraak leidt het bovendien de behandeling af en zet die alvast klaar. In de meeste gevallen hoef je de koppeling daardoor alleen nog te bevestigen - één tik.
Heeft één klant meerdere behandelingen achter elkaar geboekt, dan vormen die samen één agenda-blok voor die klant. ZumFlo herkent zo’n blok automatisch en koppelt het totaalbedrag in de basis aan de transactie die bij dat tijdslot past - je hoeft de losse behandelingen niet stuk voor stuk te matchen. Ook hier geldt: klopt het blok, dan ben je in één beweging klaar.
Hoe zeker ZumFlo is, bepaalt hoe je bevestigt. Vallen afspraak en bedrag netjes samen, dan is de zekerheid hoog en veeg je de transactie in één beweging akkoord. Is het waarschijnlijk maar niet zeker, dan tik je even om het voorstel te bekijken vóór je bevestigt. Is er geen betrouwbaar voorstel, dan kies je zelf de behandeling uit je lijst - je recent gebruikte behandelingen staan bovenaan, dus dat is zo gedaan. ZumFlo gokt liever niet dan dat het zelfverzekerd de verkeerde behandeling voorstelt. Openstaande transacties zijn trouwens gewoon je werkvoorraad - geen foutenlijst, en de app gebruikt nergens alarmtaal.
Bij hoge zekerheid veeg je een transactie in één beweging akkoord.
Wanneer je zelf even bijstuurt
Niet alles matcht vanzelf, en dat hoort ook zo - jij kent de dag, de app kent alleen de signalen. In deze situaties stuur je zelf even bij:
Een deel is vooruitbetaald. De klant betaalde eerder al een aanbetaling of kadobon bij de salon, dus het gedetecteerde pinbedrag is lager dan het totaal uit de afspraak. Je vult het verschil aan met het betaalmiddel waarmee dat deel is voldaan.
De klant betaalde contant. Contant geeft geen terminal-melding, dus er is niets om automatisch te detecteren. Je voert het bedrag in je kassa in en koppelt het aan de afspraak.
Een andere betaalvorm. Betaald via Tikkie, een overboeking of met een tegoed? Dat voer je in als handmatige betaling of als tegoed, en koppel je net zo aan de afspraak.
Last-minute anders behandeld. De afspraak zei “knippen”, maar het werd “knippen en kleuren”. Bij het koppelen pas je de behandeling gewoon aan. De agenda is je startpunt, niet de waarheid - jij hebt het laatste woord.
Geen afspraak. Een walk-in of een betaling die niet in je agenda stond, voeg je met de “+” los toe en koppel je aan de juiste behandeling.
Gecombineerde transacties: het verdeelproces
Soms is één betaling opgebouwd uit meer dan één ding, of voldaan met meer dan één betaalmiddel. Het klassieke voorbeeld: een behandeling van € 80, waarvan € 50 op de kaart en € 30 contant. ZumFlo ziet het verschil niet als een fout, maar als een verdeling. De kaarttransactie van € 50 houdt een “restant” van € 30 over, en dat restant koppel je aan contant. Zo wordt één moment netjes over twee betaalmiddelen verdeeld, zonder dat er iets dubbel telt.
Fooien hoef je daarbij niet zelf uit een bedrag te puzzelen. ZumFlo leest je pintransacties uit en herkent precies welke betaling een fooi bevatte; die wordt automatisch apart gezet - 0% BTW en buiten je omzet. Wat overblijft is het bedrag voor je behandelingen, en dat klopt exact zodra je de juiste diensten en eventuele producten hebt geselecteerd. Zo houdt ZumFlo één regel streng aan: elke behandeling, elke fooi en elk betaaldeel telt precies één keer mee - en daardoor blijft je dag altijd optellen.
Een split-betaling verdeel je over twee betaalmiddelen - het restant wijst de weg.
De werkdag afronden
Zodra er geen open transacties meer zijn en wat je ontving gelijk is aan wat je hebt gekoppeld, verschijnt de knop “Werkdag afronden”. Dat is het teken dat je dagstaat sluit: alle betaalmiddelen samen - pin, contant, tegoed, plus fooi - komen precies uit op de behandelingen en producten die je hebt gedraaid. Is er een bewust verschil (je weet bijvoorbeeld dat een bedrag ergens anders bij hoort), dan kun je dat verklaren; ZumFlo dwingt niets af en houdt de toon rustig.
Meteen daarna zie je je netto dagresultaat: wat van jou is, wat naar je host gaat, en hoeveel je opzij zet voor de BTW. Wil je begrijpen hoe die stap van bruto naar netto precies loopt, lees dan hoe je je netto inkomen berekent. En komt er later op de avond nog een pinbetaling binnen - de klant van 19:45 die pas om 21:15 afrekende - dan opent je dag even vanzelf weer; je koppelt die ene transactie en rondt opnieuw af. Er gaat niets verloren.
Na het afronden zie je meteen je netto dagresultaat.
Wat ZumFlo wel en niet automatisch doet - en waarom
Automatisch neemt ZumFlo je dit uit handen: je pinbetalingen detecteren (bedrag, tijdstip, kaarttype en fooi), je afspraken uit de gekoppelde agenda inlezen, de behandeling uit de afspraaktitel afleiden, en afspraak en betaling aan elkaar matchen op de momenten dat dat met zekerheid kan.
Bewust niet automatisch - en dat heeft een reden. Contant en tegoed laten geen digitaal spoor na; alleen jij weet dat ze binnenkwamen, dus voer je ze zelf in. Kortingen en afwijkende betalingen breken de match op bedrag - dan gokt ZumFlo liever niet en laat het jou bevestigen, want een zelfverzekerd-fout voorstel kost meer vertrouwen dan geen voorstel. Je klantgegevens blijven bij jou - op je toestel en in je eigen iCloud, nooit op een server van ZumFlo; het matchen gebeurt op tijd, bedrag en behandeling, niet op wie de klant was - een bewuste privacykeuze. En of een dag überhaupt een werkdag is, bepaalt de app niet voor je: roosters wisselen, er zijn vrije dagen en spontane klanten. Je krijgt dus geen “je bent drie dagen vergeten”-meldingen - een lege dag is gewoon een lege dag.
De beloning zit in de optelsom: hoe vollediger je je dagen bijhoudt, hoe makkelijker je maandafsluiting wordt. Dat is de natuurlijke prikkel - geen dwang vanuit de app, maar minder werk aan het eind van de maand.
Lijkt dit veel? Dat snappen we - op papier oogt het al gauw ingewikkeld. In de praktijk zit het juist heel logisch in elkaar, en dat merk je al snel. Als je een paar keer een dagstaat hebt afgerond, gaat het bijna vanzelf: met weinig moeite voer je je eigen administratie, terwijl je een samenwerking die door de verschillende geldstromen best complex kan zijn tóch volledig bijhoudt - en achteraf alles kunt verantwoorden, tot op de dag. En hoe langer je ZumFlo gebruikt, hoe meer inzicht het je geeft in je omzet, je afdracht en waar je onderneming naartoe beweegt.
Elke maand
Reken af met je host
Aan het eind van de maand worden je losse werkdagen één afrekening per host. Het doel is niet alleen “betalen wat je moet betalen”, maar een verrekening die narekenbaar is en waar jij en je host samen achter staan. In het kort verloopt dat zo:
1. Controleer eerst of je maand compleet is. Open de Overzicht-tab en loop je dagstaten na. Kijk niet alleen of alle werkdagen erin staan, maar ook of ze echt afgerond zijn en niet nog “open”. Een open dag is nog niet volledig meegeteld; rond hem eerst af, dan klopt je maandtotaal.
2. Genereer je periode-overzicht en deel het met je host. ZumFlo bouwt uit je dagstaten automatisch jouw specificatie voor die maand op, per locatie - inclusief wat buiten het systeem van de salon om ging (cash, cadeaubonnen, afwijkende behandelingen). Je host ontvangt gewoon een PDF, klaar om samen door te lopen.
3. Vraag de specificatie van je host op en vergelijk (Pro). Je opent de verrekening met je host - in het Overzicht via Host Overzicht en dan je locatie - en doorloopt de stappen Specificatie van host en Vergelijking. ZumFlo legt jouw cijfers naast die van de salon en maakt een vergelijkingsrapport: hoeveel dagen overeenkomen, waar het afwijkt en wat het totaalverschil is. De vergelijking draait op je toestel en met gepseudonimiseerde gegevens - klantnamen verlaten je toestel niet.
4. Duid de verschillen. Het rapport is bewust neutraal: het benoemt waar en waarom cijfers afwijken - een vooruitbetaling die maar aan één kant staat, een productverkoop (derdengeld) die de salon als omzet telt, een fooi die maar bij één van beide meetelt - zonder schuld aan te wijzen. Zo heb je meteen een gespreksdocument, geen aanklacht.
5. Bespreek, bereik overeenstemming en sluit af. Neem het rapport door met je host. Klopt een afwijking, dan pas je je dagstaat aan en draai je de vergelijking opnieuw - in een paar iteraties werk je toe naar cijfers waar jullie beiden achter staan. Daarna vergrendel je de dagstaten van die maand met de stap Vergrendel dagstaten in de verrekening: de cijfers liggen vast. Gebruik je Moneybird, dan kun je de afgesloten maand als laatste stap laten inboeken.
Jouw specificatie en die van de salon, dag voor dag naast elkaar.
Dit is de verkorte route. De volledige maandafsluiting stap voor stap - met alle schermen, de vergelijking en het vergrendelen - staat in de maandafsluiting. Wat je conceptueel over de afrekening moet weten, lees je in de verrekening uitgelegd.
Elk kwartaal & elk jaar PRO
Maak je boekhouddossier klaar
Waar de maand om je host draait, draait het kwartaal om je eigen fiscale beeld en je boekhouder. Rond het aangiftemoment bundelt ZumFlo je cijfers tot een boekhouddossier: je omzet en BTW netjes uitgesplitst, plus je geregistreerde inkoopfacturen met hun BTW - klaar om in één keer met je boekhouder te delen, zonder schoenendoos.
Het draait om je BTW-positie: de BTW die je over je omzet verschuldigd bent, min de voorbelasting op je zakelijke kosten (uit je verrekening én uit je eigen inkoopfacturen). Hoe completer je je bonnen bijhoudt, hoe scherper dat beeld - daarom loont het om ze door het kwartaal heen te scannen en bij te houden. Belangrijk en eerlijk: ZumFlo is geen boekhoudpakket. Het cijfer is indicatief - het beoordeelt geen aftrekbaarheid; die bepaal je samen met je boekhouder.
Aan het eind van het jaar bundelt ZumFlo dezelfde opbouw tot een jaaroverzicht - hetzelfde dossier, maar over twaalf maanden - als vertrekpunt voor je jaarafrekening en je aangifte inkomstenbelasting. Ook dat deel je met je boekhouder.
Je geschatte BTW-positie - completer naarmate je je bonnen bijhoudt.
Wat er precies in het dossier zit en hoe je het kwartaal en het jaar afsluit, lees je in de kwartaal- en jaarafsluiting.
Onderweg
Wat Inzicht je laat zien
Naast het vastleggen helpt ZumFlo je vooruitkijken en bijsturen. Dat leeft in de Inzicht-tab - geen losse berekeningen, maar je eigen cijfers teruggegeven op een manier waar je iets aan hebt.
Vooruitblik. Op basis van je gekoppelde agenda zie je je bezetting en je drukke en rustige dagen - en, misschien wel het nuttigst, wat je vrije uren aan potentiële omzet betekenen. Zo wordt een leeg gat in je agenda een bedrag, en weet je waar promotie of nieuwe boekingen lonen. Meer hierover in de vooruitblik en wat je eraan hebt.
Fiscaal. Hier staat je geschatte BTW-positie per kwartaal, die completer wordt naarmate je je inkoopfacturen bijhoudt - precies het cijfer waarmee je je kwartaalaangifte voorbereidt. Het blijft een indicatie, bedoeld om je (en je boekhouder) te faciliteren, nooit als definitief. Zo weet je het hele jaar door waar je ongeveer staat, in plaats van pas bij de aangifte.
FAQ
Veelgestelde vragen over starten
Wat doe ik dagelijks, maandelijks en per kwartaal?
Elke werkdag vul je je dagstaat: je koppelt je betalingen aan je behandelingen en rondt de dag af. Elke maand reken je af met je host via een verrekeningsspecificatie. Elk kwartaal maak je je boekhouddossier klaar voor je boekhouder, met je BTW-positie en je inkoopfacturen. Het instellen - host, diensten, betaalmiddelen, agenda - doe je eenmalig.
Heb ik een account nodig om te starten?
Nee. Je downloadt ZumFlo, opent de app en begint direct. Je gegevens worden lokaal op je toestel opgeslagen en gesynchroniseerd via je eigen iCloud - er is geen apart account nodig.
Hoe lang duurt een dagstaat invullen?
Meestal een paar minuten. Met een PIN-koppeling worden je kaartbetalingen en fooien automatisch opgehaald, en met de agenda-koppeling zet ZumFlo de behandeling er alvast bij - je bevestigt vooral. Cash, tegoeden en afwijkingen vul je zelf aan.
Hoe koppel ik mijn agenda?
De agenda-koppeling (Pro) werkt met een gedeelde, alleen-lezen agenda-link (iCal) die je host aanlevert en die uitsluitend jouw eigen afspraken bevat. Die link plak je in ZumFlo bij de locatie van je host (Mijn Bedrijf, kaart Agenda, Agenda koppelen); ZumFlo leest je afspraken read-only en vult je dagstaat alvast voor. Toegang tot je telefoon-agenda is niet nodig. De link blijft op je toestel, en je afspraken worden opgeslagen in je ZumFlo-gegevens op je toestel en in je eigen iCloud - niet op een server van ZumFlo.
Wat kost ZumFlo?
Je probeert ZumFlo 14 dagen gratis op Pro-niveau. Voor de AI-functies gelden in de proefperiode lagere limieten: 1 specificatie-controle per locatie per maand en 10 scans in totaal. Daarna kies je Standard of Pro, als maand- of jaarabonnement. Standard kost € 9,95 per maand of € 99 per jaar en werkt met maximaal 2 werklocaties; heb je er meer, dan worden de extra locaties alleen-lezen. In beide plannen lees je je prijslijst automatisch in (online opzoeken of je prijskaart scannen) en maak je rapporten in 10 talen. Pro kost € 18,95 per maand of € 189 per jaar en voegt onder meer de agenda-koppeling met vooruitblik, de specificatie-controle met je host, het scannen van bonnen en inkoopfacturen, de Moneybird-koppeling, boekhoudexports en het boekhouddossier, uitzonderingsafspraken, stappentarieven en onbeperkte werklocaties toe. Met Pro doe je per locatie 3 specificatie-controles per maand. Na de proefperiode heb je 25 scans per maand, samen voor bonnen, facturen, prijskaarten en het online opzoeken van je prijslijst.
Klaar om te beginnen?
Richt ZumFlo één keer in zoals jouw onderneming werkt, en laat je administratie daarna meelopen met je werkdag, je maand en je kwartaal. Je ziet precies wat van jou is - netto, na alles.
ZumFlo helpt zelfstandige professionals die een stoel of werkplek huren om hun dagomzet, verrekening en netto resultaat bij te houden.
