Bonnen en facturen bijhouden als stoelhuurder (2026)

Als stoelhuurder ben je ondernemer, en een ondernemer houdt niet alleen zijn omzet bij, maar ook zijn kosten. Elke zakelijke uitgave die je vastlegt, verlaagt je belastbare winst - en daarmee wat je aan belasting betaalt. Een bewaarde bon van € 120 aan kleurmiddelen verlaagt die winst met € 120; ben je de bon kwijt, dan betaal je er belasting over. Bonnen en facturen die je kwijt bent, zijn dus geld dat je laat liggen. Het loont om er een klein, vast ritme van te maken.

Deze pagina geeft je de praktische basis: wat je moet bewaren, hoe lang, wat er speelt rond de BTW op je inkopen, en hoe je het bijhouden licht houdt. ZumFlo is een hulpmiddel bij je administratie en geen belastingadviseur - voor jouw specifieke situatie is je boekhouder of de Belastingdienst de bron.

Wat moet je bewaren, en hoe lang?

Voor je administratie geldt in Nederland een bewaarplicht van zeven jaar. Dat betekent: alle bonnen, inkoopfacturen, bankafschriften en overzichten die bij je onderneming horen, bewaar je zeven jaar. Voor gegevens over onroerend goed is dat zelfs tien jaar.

Een digitale kopie is toegestaan, zolang die volledig en leesbaar is. In de praktijk betekent dat: fotografeer of scan de bon, bewaar hem digitaal, en je bent van de papieren versie af. Dat scheelt een schoenendoos - en je vindt alles terug.

Wat is aftrekbaar?

Kosten die je zakelijk maakt, zijn in principe aftrekbaar. Voor een stoelhuurder gaat het vaak om:

Verbruiksmaterialen - kleurmiddelen, gel, lakken, wax, disposables. Gereedschap en apparatuur - scharen, tondeuses, lampen, een behandelstoel. Je stoelhuur zelf - de vaste dagkosten of commissie aan je host. Vakopleidingen en cursussen die je volgt om bij te blijven. En zakelijke reiskosten - de kilometers naar je werklocatie.

Grotere aankopen: investeren, niet ineens aftrekken. Kleine uitgaven trek je in het jaar zelf af. Maar een duurdere aankoop - een behandelstoel, een dure lamp, apparatuur boven de € 450 exclusief BTW - geldt fiscaal meestal als een investering: die schrijf je over meerdere jaren af in plaats van in één keer volledig af te trekken. Bewaar de factuur net zo goed; je boekhouder bepaalt wat je ineens aftrekt en wat je afschrijft.

Let op het onderscheid dat je administratie zuiver houdt: producten van de host die je verkocht (derdengelden) zijn géén kosten van jou - dat geld betaal je door aan de salon. Verwar die dus niet met je eigen inkoop. Meer over die scheiding lees je in administratie als stoelhuurder en in de verrekening.

Of iets volledig, gedeeltelijk of niet aftrekbaar is, hangt af van je situatie en de geldende regels. Reken jezelf niet rijk of arm - laat het in twijfelgevallen toetsen door je boekhouder.

BTW op je inkopen: de voorbelasting

Doe je BTW-aangifte, dan speelt er nog iets. De BTW die je over je omzet in rekening brengt, draag je af aan de Belastingdienst. Maar de BTW die je zélf betaalt op zakelijke inkopen - de voorbelasting - mag je daarmee verrekenen. Onder de streep draag je dus het verschil af.

Daarvoor is één ding belangrijk: bewaar facturen waarop de BTW apart staat vermeld. Een gewone kassabon zonder BTW-specificatie is voor de voorbelasting vaak onvoldoende. Vraag bij grotere zakelijke aankopen dus om een factuur op naam.

Gebruik je de kleineondernemersregeling (KOR)? Dan reken je geen BTW en kun je meestal ook geen voorbelasting terugvragen. Of de KOR voor jou voordelig is, hangt af van hoeveel je investeert - een afweging om met je boekhouder te maken.

Scannen in plaats van overtypen

Het bijhouden zelf mag geen drempel zijn. Het beste moment om een bon vast te leggen is meteen - bij de kassa, of zodra de factuur binnenkomt. Hoe korter de afstand tussen uitgave en vastlegging, hoe minder er zoekraakt.

Met ZumFlo Pro scan je een bon of inkoopfactuur en worden de gegevens er direct uitgelezen: leverancier, bedrag, BTW en datum. Je hoeft niets over te typen; je controleert en bevestigt. Zo staat je kostenadministratie bij zonder dat het werk voelt - en heb je bij de aangifte alles compleet en op orde. Je boekhouder krijgt een geordend, gecategoriseerd geheel in plaats van een schoenendoos: dat scheelt hem tijd, en jou kosten.

Een gescande bon van een groothandel: leverancier, bonnummer, datum en per regel het bedrag en de BTW zijn uitgelezen. — Scannen in plaats van overtypen - je controleert en bevestigt.

Je verkoopkant houd je bij met je dagelijkse dagstaat; de scan-functie vult daar de inkoopkant naast aan. Samen geven ze het volledige beeld: wat er binnenkomt én wat je uitgeeft.

FAQ

Veelgestelde vragen over bonnen en facturen

Hoe lang moet ik mijn bonnen bewaren?

In Nederland geldt een fiscale bewaarplicht van zeven jaar voor je administratie, inclusief bonnen en inkoopfacturen. Voor gegevens over onroerend goed geldt tien jaar. Een digitale kopie mag, zolang die volledig en leesbaar is.

Wat is aftrekbaar als stoelhuurder?

Kosten die je zakelijk maakt zijn in principe aftrekbaar: verbruiksmaterialen, gereedschap en apparatuur, je stoelhuur, vakopleidingen, en zakelijke reiskosten. Wat precies en voor welk deel aftrekbaar is, hangt af van je situatie - je boekhouder of de Belastingdienst geeft daarover uitsluitsel.

Mag ik de BTW op mijn inkopen terugvragen?

Als je BTW-aangifte doet, mag je de BTW op zakelijke inkopen (voorbelasting) in principe verrekenen met de BTW die je over je omzet afdraagt. Bewaar daarvoor facturen waarop de BTW apart staat vermeld. Gebruik je de kleineondernemersregeling (KOR), dan geldt dit meestal niet.

Moet ik een papieren bon bewaren of mag een foto?

Een digitale kopie is toegestaan, mits volledig en leesbaar. In de praktijk scan of fotografeer je de bon en bewaar je die digitaal. Het origineel mag je daarna weggooien, behalve in specifieke gevallen.

Je kosten op orde, zonder gedoe.

Bonnen die je bewaart zijn kosten die je kunt aftrekken. Maak er een klein ritme van: vastleggen op het moment zelf, en bij de aangifte is alles compleet.

Met ZumFlo Pro scan je bonnen en inkoopfacturen - leverancier, bedrag, BTW en datum worden direct uitgelezen, zonder overtypen.

Verder lezen:
Administratie als stoelhuurder · BTW bij stoelhuur · Netto inkomen berekenen · Aan de slag met ZumFlo